ÖNKÉNTES PROTOKOLL
Önkéntes felvételi és beléptetési protokoll
A Gyermek-híd Alapítvány működésében és tevékenységében kiemelt szerepe van az önkénteseknek, akik a gyermekotthonban élő gyermekek érzelmi és társas képességeinek fejlődéséért, valamint pszichés jóllétük növekedéséért dolgoznak. A magas színvonalú önkéntes munka érdekében az önkéntesek kiválasztása és az önkéntes csapatba, valamint a gyermekvédelmi intézménybe integrálása összetett folyamat, amit ez a szabályzat foglal keretbe.
1. Az önkéntes felvételi folyamata
1.1. Szerepkörök
1.2. Jelentkezés
1.3. Tesztek kitöltése
1.4. Interjúk
1.5. Döntés és visszajelzés
2. Az önkéntes beléptetés folyamata
2.1. Dokumentáció
2.2. Belső kommunikáció
2.3. Képzési anyagok és vizsgák
2.4. Házak és gyermekek megismerése
2.5. Önkéntes csapat megismerése
1. Az önkéntes felvételi folyamata
1.1. Az önkéntes felvételi folyamatát az Alapítvány szakmai vezetője felügyeli, mellette abban aktívan részt vesznek a házkoordinátorok. Szerepük az egyes alpontoknál részletezve van. A szakmai vezetőt az önkéntes felvételi folyamatában az önkéntes koordinátor helyettesítheti, amennyiben ez aktuálisan betöltött pozíció az Alapítványnál.
1.2. Az önkéntesnek való jelentkezés első lépése az Alapítvány honlapjáról letölthető jelentkezési lap kitöltése és elküldése az Alapítvány e-mail címére. Amennyiben a jelentkező profilját a szakmai vezető nem találja alkalmasnak a további együttműködésre, indoklással kísérve visszajelzést küldd számára az elutasításról. Amennyiben a jelentkező megfelel a szakmai kritériumoknak, továbbjut a kiválasztási folyamat következő lépcsőjére.
1.3. A második lépcső két komplex pszichológiai teszt kitöltése, amelyek az önkéntesek empátiáját, stressztűrő képességét, csapatjátékosságát, megküzdő képességeiket, érzelem és indulatszabályozási készségüket méri. A jelentkezőknek online áll lehetőségükre kitölteni a kérdőíveket, amelyet az e-mail kézhezvételétől számítva 1 héten belül kell visszaküldeniük az Alapítvány e-mail címére. A teszteket a szakmai vezető javítja ki. Aki a meghatározott kritériumok alatt teljesít a tesztek kitöltése során, az e-mailben elutasító válaszlevélben értesül a döntésről. Aki megfelel a kritériumoknak, azt a válaszlevélben személyes interjúra kap meghívót.
1.4. A harmadik lépcső a személyes vagy online interjú, amely két körben valósul meg:
Az egyik körben az Alapítvány szakmai vezetője ismerteti az Alapítvány szakmai alapelveit, megismeri a jelentkező személyiségét, releváns tapasztalatait, motivációs tényezőit. Emellett szituációs gyakorlatok segítségével megfigyeli a jelentkező nevelési alapattitűdjét, valamint kapcsolódási módjait. A szakami vezető a jelentkező és az Alapítvány preferenciáinak összeillesztésével javaslatot tesz arra, hogy a potenciális önkéntes melyik intézményben kezdje meg önkéntes tevékenységét.
A másik körben a jelentkező a házkoordinátorral találkozik, akik ismerteti az adott gyermekvédelmi intézményre vonatkozó sajátosságokat, valamint az ott tevékenykedő önkéntes csoport működésmódját. Emellett felméri a jelölt alkalmasságát az adott ház életét és a csapat összetételét tekintetbe véve.
1.5. A negyedik lépcső során a szakmai vezető egyeztet a házkoordinátorral a jelentkezőről az interjúk és a teszteredmények mentén, és döntést hoz a felvételét illetően.
Amennyiben a döntés negatív, a szakmai vezető telefonon értesíti a jelöltet az elutasítás okáról. Amennyiben a döntés pozitív, a házkoordinátor írásban, majd szóban értesíti a jelöltet a sikeres felvételi eredményről.
2. Az önkéntes beléptetés folyamata
2.1. Dokumentáció
Miután az önkéntes sikeresen felvételt nyert, a következő szerződéseket szükséges aláírnia:
- Önkéntes szerződés a Gyermek-híd Alapítvány és az önkéntes között, amely szabályozza mindkét fél jogait és kötelességeit.
- Önkéntes szerződés a fogadó intézmény és az önkéntes között, amely szabályozza az önkéntes felelősségét a gyermekvédelmi intézménnyel való együttműködésben. Ez a szerződés csak egyes intézmények esetében áll fenn, szükségszerűségét a belépésnél a házkoordinátor feladata tudatni az önkéntessel.
- A szerződések aláírása a felvétel eredményét tartalmazó e-mail kézbesítésétől számított 1 hónapon belül esedékes.
2.2. Belső kommunikáció
- Az új önkéntes a felvételével egyidőben bekerül a Közel Hozzánk önkéntes csoportba a Facebook felületen, amely tartalmazza az összes programidőpontot és leírást, valamint minden fontos közleményt, amiről az önkéntesnek tudnia kell a zökkenőmentes önkéntes tevékenységhez.
- Az új önkéntes a felvételével egyidőben bekerül az adott intézményhez tartozó önkénteseket tömörítő Facebook csoportba, ahol az adott házhoz tartozó információk érhetőek el.
- Az új önkéntes közvetlen kapcsolatban áll a házkoordinátorával, hozzá fordul első körben szakmai segítségért. Amennyiben az ő kompetenciája meghaladja az adott kérdés megoldását, javaslatára az operatív és szakmai vezetőhöz fordulhat az önkéntes. Amennyiben saját szerepét, vagy a gyermekkel való kapcsolatát illetően az Alapítvány pszichológusának segítségét kívánja igénybe venni, az is lehetséges, hozzá közvetlenül, vagy a házkoordinátor, illetve a szakmai vezető javaslatára is lehet fordulni.
2.3. Képzési anyagok és vizsgák
Az Alapítvány és az önkéntes közt létrejött szerződés aláírását követő két héten belül a házkoordinátorok az önkéntes rendelkezésére bocsájtják az önkéntességhez szükséges szakmai anyagokat:
- Módszertani alapok (7 fejezet)
- Foglalkozási-tanítási információk
- Gyermekvédelmi-rendszer ismertető
- A Közel Hozzánk Facebook csoportban megtalálható az évi 6 + 1 képzési alkalom időpontja és helyszíne, az ezeken való részvétel az együttműködési szabályzatban rögzítettek szerint kötelező érvényű az önkéntesek számára. Az ezekhez tartozó képzési szakmai anyagok a csoportban kerülnek feltöltésre, az önkéntes feladata ezek letöltése és áttanulmányozása.
Az Alapítvány operatív csapata az új önkéntes belépését követő 2.hónap után, a későbbiekben pedig évi egy alkalommal vizsga formájában meggyőződik az önkéntesek szakmai kompetenciájáról. A vizsgaanyag a 2.3. pontban ismertetett képzési anyagokra épül.
- A belépést követő 2.hónapban a vizsga formája online teszt, mely a belépéssel egyidőben átnyújtott képzési anyag elsajátításáról nyújt tanúbizonyságot. A vizsgán megfelelt és nem megfelelt minősítést lehet szerezni. A megfelelt minősítés az önkéntesség folytatását teszi lehetővé. A vizsgán való nem megfelelt minősítés az önkéntes ideiglenes felfüggesztését vonja maga után. Amennyiben 1 hónapon belül sikeres ismételt vizsgát tesz, folytathatja önkéntes működését. Amennyiben az ismételt vizsgán nem vesz részt vagy azon nem felel meg, úgy az önkéntes végleges elbocsátására kerül sor.
- Az éves vizsga gyakorlat-orientált, a képzések során elsajátított tudásanyag és képességek mérésére irányul. A vizsga időpontját és tematikáját az önkéntes számára legalább 1 hónappal a vizsganapot megelőzően tudatja a szakmai vezető. A vizsgán megfelelt és nem megfelelt minősítést lehet szerezni. A megfelelt minősítés az önkéntesség folytatását teszi lehetővé. A vizsgán való nem megfelelt minősítés az önkéntes ideiglenes felfüggesztését vonja maga után. Amennyiben 1 hónapon belül sikeres ismételt vizsgát tesz, folytathatja önkéntes működését. Amennyiben az ismételt vizsgán nem vesz részt vagy azon nem felel meg, úgy az önkéntes végleges elbocsátására kerül sor.
2.4. Házak és gyerekek megismerése
A házakba való önkéntes integráció a házkoordinátorok feladata a következők mentén:
- Első alkalommal elkíséri az önkéntest az adott házba, ott bemutatja a nevelőknek és a gyermekeknek. Átadja a szükséges információkat azzal az adott gyerekkel vagy gyerekekkel kapcsolatosan, akivel az önkéntes foglalkozni fog. Segíti az első időpont egyeztetését az új önkéntes és az intézmény nevelői, valamint a gyermek között.
- A házkoordinátor felméri és egyezteti az új önkéntessel, hogy a továbbiakban kísérettel vagy egyedül látogathat el foglalkozást tartani az adott házba.
- Az új önkéntes számára első Útmutató Tréningen a házvezető segítséget nyújt a szerepének megismerésében, a gyerekekhez való kapcsolódásban.
2.5. Önkéntes csapat megismerése
A házkoordinátor csapatépítő alkalmak szervezésével segíti az új önkéntes csapatba való beilleszkedését. Ennek funkciója a magas színvonalú együttműködés segítése, tapasztalatcsere, közösségfejlesztés a hatékony önkéntes munka érdekében.
Az Alapítvány operatív csapata képzési alkalmak, nyári szülinapi közösségi összejövetel és közös karácsonyi ünneplés formájában segíti az új önkéntes csapatba való integrálását.
Mellékletek:
1. E-mail új jelentkezők fogadásánál
2. Önkéntes szerződés – Együttműködési Szabályzat
3. Módszertani alapok
4. Foglalkozási-tanítási információk
5. Gyermekvédelmi-rendszer ismertető
Önkéntes együttműködés szüneteltetése, megszüntetése és kiléptetési protokoll
A magas színvonalú önkéntes munka alapköve a Gyermekhíd Alapítvány tevékenységének. Ennek érdekében kiemelt fontosságú, hogy minden önkéntes rendszeresen, megfelelő kompetenciák birtokában, valamint együttműködési kereteinket szem előtt tartva legyen jelen a gyermekotthonban élő gyermekek életében.
Amennyiben a három pillér közül bármelyik kritériumot nem tudja az önkéntes teljesíteni, úgy szükségessé válik az Alapítvánnyal való együttműködés megszüntetése, illetve a szervezetből és a gyermekkel való kapcsolatából való kiléptetése az érintett gyermek és gyermekcsoport érdekeit elsődlegesen szem előtt tartva.
1. A rendszerességet az Együttműködési szabályzat, önkéntes szerepkörtől függően, havi minimum 4-8 óra személyes kapcsolattartásban határozza meg, amelyet az önkéntes heti vagy kétheti rendszerességű foglalkozások keretében valósít meg. Ettől eltérni a következő speciális esetekben lehet:
- a gyermek nyári vagy téli táborban, vagy rokonlátogatáson tartózkodik
- az önkéntes hosszabb idejű betegsége nem teszi lehetővé a személyes találkozást
- az önkéntes gyermekvállalása hosszabb időre nem teszi lehetővé a személyes találkozást
- az önkéntes külföldi tartózkodása nem teszi lehetővé a személyes találkozást
Amennyiben a fentiek mentén az önkéntes nem tud 2 hétnél hosszabb ideig személyesen találkozni a gyermekkel, a következő módon szükséges eljárnia:
- értesíti távolmaradásának okáról és időtartamáról a házvezetőt, valamint a gyermek nevelőjét legalább 4 héttel azelőtt, hogy az aktuálissá válna
- a kapcsolattartást online vagy telefonos formában igyekszik rendszeresen megőrizni a kieső időben
- a gyermeket felkészíti távolmaradására, utólag pedig újra átbeszéli vele az ezzel kapcsolatban gyermekben keletkezett érzéseket
A rendszeresség ellenőrzése a következő formákban valósul meg:
- Látogatási napló vezetése minden megvalósuló találkozásról a házanként előkészített excel fájlokba
- A házvezetők rendszeres kapcsolatot tartanak fenn és visszajelzéseket kérnek a gyermekvédelmi intézmény nevelőitől
- Amennyiben a kapcsolattartási minimumfeltételnek nem felel meg az önkéntes, első alkalommal írásbeli figyelmeztetést kap a szakmai vezető részéről. Amennyiben a következő egy hónapban sem kerül sor a kapcsolattartási feltételek teljesítésére, akkor az önkéntes jogviszony megszüntetése kezdeményezhető az Alapítvány operatív vagy szakmai vezetője által.
2. A megfelelő kompetenciákat az önkéntesek számára képzési keretrendszerünk biztosítja. A képzések során pszichológiai, pedagógiai, valamint segítői készségeket, emellett gyermekvédelmi ismereteket fejlesztünk. Ezek elengedhetetlenek ahhoz, hogy megfelelő módon legyenek jelen az önkéntesek a gyermekek életében, valamint szem előtt tudják tartani és illeszkedni az egyes intézmények rendszereihez és sajátosságaihoz.
- A Gyermekhíd Alapítvány évente 6+1 képzést tart önkéntesei számára. A Közel Hozzánk Facebook csoportban megtalálható valamennyi képzési alkalom időpontja és helyszíne. Fél évente 2 képzési alkalmon való részvétel kötelező, amelyet jelenléti ív rögzít. Amennyiben valamilyen oknál fogva ezt a feltételt az önkéntes nem tudja teljesíteni, évente egy kijelölt pótalkalmon köteles azt pótolni.
- A képzés kihagyását minden esetben szükséges előre jeleznie a házkoordinátor vagy a szakmai vezető felé. A kihagyott képzési alkalom szakmai tartalmát vagy azzal egyenértékű szakmai információ elsajátítását az Alapítvány kiadott feladat formájában elvárhatja az önkéntestől.
- Amennyiben a házkoordinátorok a szakmai vezetővel való konzultáció mentén indokoltnak találják, az önkéntes számára javasolják az Alapítvány pszichológusával való konzultációt. Ennek tartalmával kapcsolatban a pszichológust titoktartás köti, információt kizárólag a konzultációs alkalmon való megjelenésről adhat a szakmai vezető számára.
- Amennyiben a képzési minimumfeltételnek nem felel meg az önkéntes, első alkalommal írásbeli figyelmeztetést kap a szakmai vezető részéről. Amennyiben következő félévben sem kerül sor a képzési feltételek teljesítésére és pótlására, akkor az önkéntes jogviszony megszüntetése kezdeményezhető az Alapítvány operatív vagy szakmai vezetője által.
3. Az adott gyermekotthon vagy lakásotthon szabályainak az ismerete és betartása fontos, kiemelt tekintettel a következő területekre:
- Előzetes egyeztetés az intézmény nevelőivel arról, hogy meddig, és milyen keretek között lehet tartani az adott foglalkozást vagy kivinni a gyermeket külön programra.
- Folyamatos egyeztetés a nevelőkkel az adott gyermekről, hátteréről, aktuális körülményeiről, nehézségeiről.
- Amennyiben a gyermek életét alapjaiban érintő változás jut az önkéntes tudomására, köteles arról értesíteni a házkoordinátort, valamint a szakmai vezetőt, akik erről szóban és írásban értesítik az otthonvezetőt és a gyermek gyámját.
- Amennyiben az együttműködési feltételeknek nem felel meg az önkéntes, első alkalommal szóbeli, majd írásbeli figyelmeztetést kap a szakmai vezető részéről. Amennyiben a probléma megoldásában nem tapasztalható továbbra sem együttműködés, akkor a második figyelmeztetést követően az önkéntes jogviszony megszüntetése kezdeményezhető az Alapítvány operatív vagy szakmai vezetője által.
Önkéntes munkaviszony megszüntetés
A fenti három kritérium egyikének vagy akár egyszerre több teljesítésének hiánya az önkéntessel való együttműködés megszüntetését vonja maga után. Ezt az alapítvány operatív vagy szakmai vezetője írásos formában köteles a döntést követő 1 héten belül jelezni az önkéntes, valamint a gyermek- vagy lakásotthon, illetve a gyermek gyámja felé.
Az önkéntes maga is dönthet az önkéntes munkaviszony megszüntetéséről és a gyermekkel való kapcsolattartás megszakításáról. Ebben az esetben ezt köteles a látogatások megszüntetése előtt legalább 1 hónappal, de lehetőség szerint döntésével egyidőben jelezni az alapítványi házkoordinátor számára. Erre a gyermek lelki integritásának megőrzése céljából van szükség. Ezt az alapítvány operatív vagy szakmai vezetője írásos formában köteles a döntést követő 2 héten belül jelezni a gyermek- vagy lakásotthon, illetve a gyermek gyámja felé.
Kiléptetés menete
Az önkéntessel való együttműködés megszüntetéséről megszületett döntést követően életbe lép a kiléptetési protokoll a következők mentén:
1) Az Alapítvány operatív vagy szakmai vezetője írásbeli jelzést küld e-mailben az önkéntes, a házvezetők, a gyám felé.
2) A gyermekkel való találkozás utolsó két alkalma során az önkéntes beszélget a gyermekkel távozása okáról, ügyelve arra, hogy a gyermekre ez a lehető legkevesebb káros hatást gyakorolja. Ennek érdekében a kommunikáció módjáról az önkéntes köteles egyeztetni az Alapítvány szakmai vezetőjével. Az utolsó találkozás során jelen van az alapítványi házkoordinátor is, hogy felkészítse a gyermeket a következő időszakra, az elengedés folyamatára, valamint lehetőség szerint az új önkéntese fogadására.
3) Amennyiben az önkéntes távozása saját döntés mentén történik, a leválás folyamata nem korlátozódik az utolsó két alkalom kommunikációjára, hanem folyamatos részét képezi a kapcsolattartásnak a döntés meghozatalának időpontjától kezdve, a szakmai vezetővel való egyeztetések mentén.
A kiléptetés során irányadó alapelv, hogy a gyermek számára az önkéntessel való kapcsolat megszüntetésével járó kapcsolati törés során ügyelni kell annak pszichés vonatkozásaira, ami a következőkben nyilvánul meg:
- A gyermeknek joga van a saját intellektuális és érzelmi érettségi szintjének megfelelően tudomást szerezni a döntés okáról.
- A gyermeket negatív érzései megélésében, a nevelőkkel való szoros együttműködés kíséretében, kísérjük segítő beszélgetések által. Felteheti kérdéseit, megoszthatja kétségeit, így lehetőség nyílik akár korábbi kapcsolati törések részleges átdolgozására is. Kiemelten fontos, hogy így segítsük abban, hogy ne magát okolja a történtekért, pozitív viszonyulása maradjon az önkéntesek és önkéntes közösség felé.
- A gyermek feldolgozási folyamatát a team munka segíti legjobban elő, így az alapítványi házkoordinátor a nevelőkkel és a gyámmal közös értékek mentén kommunikál a gyermek felé a változással kapcsolatos történésekről.
Gyermekhíd Alapítvány © 2020